Grundlagen des Transparenzregisters und seine Bedeutung für GmbHs
Das Transparenzregister wurde im Jahr 2017 in Deutschland eingeführt, um die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen und Personengesellschaften offenzulegen. Diese Maßnahme dient der Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und anderen illegalen Aktivitäten. Für GmbHs bedeutet dies eine zusätzliche Meldepflicht neben dem Handelsregister. Die Verpflichtung zur Eintragung ins Transparenzregister betrifft nicht nur GmbHs, sondern auch andere Gesellschaften wie Genossenschaften sowie Personengesellschaften.
Die Informationen und Daten, die im Transparenzregister gemeldet werden müssen, betreffen vor allem die Identität der wirtschaftlich Berechtigten einer GmbH oder anderer meldepflichtiger Unternehmen. Dazu zählen unter anderem Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Art des wirtschaftlichen Einflusses auf das Unternehmen. Es ist wichtig zu beachten, dass Bußgelder drohen können bei Nichtbeachtung dieser Pflicht oder Falschangaben im Register. Daher sollten sich alle betroffenen Personen bewusst sein über ihre Verantwortung gegenüber den gesetzlichen Anforderungen.
Die Unterschiede zwischen dem Transparenzregister und dem Handelsregister liegen hauptsächlich in den veröffentlichten Informationen sowie den Zielsetzungen beider Register: Während das Handelsregister allgemeine Informationen über ein Unternehmen enthält – etwa Firmensitz oder Geschäftsführer – konzentriert sich das Transparenzregister speziell auf die Offenlegung der wirtschaftlich berechtigten Personen hinter einem Unternehmen. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs hat dazu geführt, dass die Transparenzregister Pflicht nun strenger durchgesetzt wird. Unternehmen sollten sich daher genau informieren und sicherstellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen, um Bußgelder oder andere rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Verpflichtung zur Eintragung ins Transparenzregister: Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Eintragung ins Transparenzregister betrifft grundsätzlich alle juristischen Personen des Privatrechts, eingetragene Personengesellschaften und Stiftungen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind. Dazu zählen insbesondere GmbHs sowie AGs, aber auch Vereine oder Genossenschaften können unter bestimmten Voraussetzungen von der Meldepflicht des Transparenzregisters betroffen sein. Die Gesetzesänderung im August 2021 hat den Umfang der meldepflichtigen Unternehmen erweitert und damit den Kreis derjenigen, die ihre Daten melden müssen.
Mitteilungspflicht besteht für alle Unternehmen, deren natürliche Personen als wirtschaftlich Berechtigte gelten. Das bedeutet, dass sie unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten oder Kontrollrechte ausüben können. In einigen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass eine sogenannte Mitteilungsfiktion greift: Wenn keine natürlichen Personen als wirtschaftliche Berechtigte identifiziert werden können oder wenn Mitglieder eines obersten Leitungsorgans (z.B. Vorstand einer AG) die Funktion des wirtschaftlichen Berechtigten ausüben. Dann sind diese Mitglieder verpflichtet, ihre Daten an das Transparenzregister zu melden.
Um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen den Anforderungen des Geldwäschebekämpfungsgesetzes entspricht und um mögliche Fragen bezüglich ihrer Meldepflicht zu klären, sollten sich betroffene Unternehmen rechtzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und prüfen lassen, ob sie zur Meldung verpflichtet sind. Dabei ist es ratsam, sich an eine fachkundige Stelle zu wenden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst und gemeldet werden.
Informationen und Daten, die im Transparenzregister gemeldet werden müssen
Im Transparenzregister müssen verschiedene Informationen und Daten erfasst werden, die für die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten einer juristischen Person oder Rechtsform wie zum Beispiel einer GmbH, Genossenschaft oder Vereinigung relevant sind. Dazu zählen unter anderem Angaben zu den natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar Kapitalanteile halten oder über Stimmrechte verfügen. Des Weiteren sind auch Änderungen in Bezug auf diese Daten umgehend mitzuteilen und im Register einzutragen.
Die Art der weiteren Informationen, die gemeldet werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann je nach Situation unterschiedlich sein. Daher empfiehlt es sich, bei Unsicherheiten bezüglich der eigenen Verpflichtungen zur Eintragung ins Transparenzregister einen Fachanwalt für Gesellschaftsrecht zu konsultieren. Dieser kann dabei helfen herauszufinden, welche gesetzlichen Anforderungen an das Unternehmen bestehen und ob beispielsweise eine Pflicht zur Meldung von Änderungen besteht.
Neben den bereits genannten Punkten ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass Sanktionen drohen können, wenn nicht alle erforderlichen Informationen korrekt ermittelt und gemeldet wurden bzw. wenn Meldepflichtige ihre Mitteilungs- und Eintragungspflichten nicht rechtzeitig nachkommen. Um solche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Unternehmen selbst aktiv werden und sich gegenüber dem registerführenden Organismus stets transparent zeigen, indem sie alle notwendigen Angaben machen sowie etwaige Änderungen frühzeitig mitteilen, damit diese entsprechend berücksichtigt werden können.
Unterschiede zwischen Transparenzregister und Handelsregister
Das Transparenzregister wurde seit 2017 eingeführt, um die wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und anderen Rechtsträgern wie Vereinen oder Stiftungen des Privatrechts besser zu erfassen. Es ist ein öffentliches Register, das Informationen über die Eigentümer- und Kontrollstrukturen dieser Organisationen sammelt. Im Gegensatz zum Handelsregister, welches bisher vor allem Eintragungen zur Gründung und Veränderung einer Gesellschaft führt, konzentriert sich das Transparenzregister auf die Identifizierung der natürlichen Personen hinter den betroffenen Organisationen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle im Handelsregister registrierten Unternehmen nun automatisch auch ins Transparenzregister eingetragen werden müssen.
Die Registrierung im Transparenzregister ist für bestimmte Personengruppen verpflichtend – darunter fallen beispielsweise Gesellschafter mit mehr als 25 Prozent der Anteile an einer GmbH oder Partner in einer Kommanditgesellschaft. Dabei sind sowohl unmittelbare als auch mittelbare Beteiligungen relevant: Wenn eine natürliche Person beispielsweise indirekt über eine andere Gesellschaft mindestens 25 Prozent der Anteile hält (mittlere Beteiligung), muss dies ebenfalls gemeldet werden. Die Angaben umfassen unter anderem Name, Geburtsdatum und Wohnort des wirtschaftlich Berechtigten sowie Art und Umfang seiner Beteiligung am jeweiligen Unternehmen.
Eine wichtige Unterscheidung zwischen beiden Registern liegt zudem in ihrer Zugänglichkeit: Während Einsicht in das Handelsregister grundsätzlich jedem offensteht – gegen Zahlung einer Gebühr – ist der Zugang zum Transparenzregister eingeschränkt. Nur bestimmte Behörden und Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, dürfen Einsicht in die dort gespeicherten Informationen nehmen. Dies soll den Schutz der Privatsphäre der betroffenen Personen gewährleisten und Missbrauch vorbeugen. Trotz dieser Unterschiede sind beide Register miteinander verknüpft: Unternehmen müssen ihre Transparenzpflichten erfüllen, indem sie entweder direkt im Transparenzregister oder – falls bereits im Handelsregister eingetragen – durch Verweis auf diese Eintragung die erforderlichen Angaben machen.